sábado, 20 de diciembre de 2014

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¿ Hasta cuando hay obligacion de conservar las facturas y otros documentos contables?

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El artículo 29 de la LGT (Ley 58/2003), con referencia a las obligaciones tributarias formales, señala que:

--La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos.

En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.

--La obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas.

Todo empresario está obligado a llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio, con independencia del régimen fiscal al que este sometido. En este sentido el  artículo 30 del Código de Comercio establece que “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Por su parte el artículo 70 de la LGT señala que las obligaciones formales establecidas en el artículo 29 antes citado deben cumplirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del tributo al que se refieran.

En el mismo articulo se establece que las obligaciones de conservación y suministro de información previstas en el articulo 29 antes citado deberán cumplirse en el plazo previsto en la normativa mercantil, que como hemos señalado son 6 años.

No obstante todo lo anterior, tal y como dispone el artículo 106.4 de la LGT, en los casos en que el sujeto pasivo quiera hacer valer  las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o las deducciones aplicadas o pendientes de aplicación de ejercicios prescritos, la procedencia y cuantía de las mismas deberá acreditarse mediante la exhibición de las liquidaciones o autoliquidaciones en que se incluyeron la contabilidad y los oportunos soportes documentales”. Lo que significa que si queremos hacer valer una base imponible negativa de hace 8 años, tendremos que disponer de los documentos contables y fiscales que lo acrediten.

En consecuencia, de todo lo anterior podemos concluir lo siguiente:

  • Plazo mínimo de conservación: El plazo mínimo de conservación es de seis años tal como dispone el Código de Comercio.
  • Interrupción de la prescripción: El plazo de seis años que establece la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias; no obstante, cuando la prescripción se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no ha prescrito. Y así lo establece de forma expresa el inciso final del artículo 70.2 LGT.
  • Datos con origen en ejercicios prescritos: Finalmente hay que considerar la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos. En estos casos la normativa (artículos 106.4 LGT y 25.5 TRLIS) señala que deberán exhibirse los libros contables para poder ejercer el derecho a la compensación. De este modo, si las bases imponibles negativas se pueden compensar con las rentas positivas de los 15 ejercicios inmediatos siguientes, podría llegarse a la situación máxima de conservar la contabilidad durante un plazo de 19 años (15+4), más los efectos de la interrupción de la prescripción que se pueda producir.

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