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19/10/2006
ARTICULO COMO GESTIONAR LOS COBROS EN LA EMPRESA

COMO GESTIONAR LOS COBROS EN LA EMPRESA


No hay que dar por perdido todo impago que se produce en la empresa, pero tampoco debe dejarse al azar la gestión de los cobros, gestión que comienza desde el momento mismo en que nos solicitan un pedido o presupuesto, pues es en ese momento donde debemos empezar a ser cautos y diligentes con el cobro.


Existen unos PRINCIPIOS BASICOS que todo empresario/a debe seguir para procurar el cobro de sus operaciones:


1.- Investigación sobre la seriedad y solvencia del que nos compra, que se puede realizar a través de otros clientes, bancos, registros, Internet, todo dependerá del importe de la venta.

2.- Documentar las operaciones, desde el inicio hasta el final, copia del pedido o contrato firmado o del presupuesto aceptado; copia del documento de entrega en el caso de mercancías ( albaran), factura. Lo más recomendable es instrumentar los pagos en pagares o letras de cambio que son ejecutivos por sí solo y agilizan el cobro judicial.
Es muy importante que quede documentado el plazo y condiciones de pago para tener una fecha cierta desde la que reclamar y computar los intereses.

Asimismo una correcta cumplimentación del pedido o de la aceptación de la oferta por escrito y con constancia, es garantía y protección de la realidad y existencia de la venta frente a posibles errores y / o pretextos del deudor a la hora de pagar la factura, siendo una prueba eficaz y acreditativa de la existencia del contrato.

La documentación de todo el proceso que va desde la solicitud de una venta o prestación de servicio hasta su cobro o impago, cobra especial importancia en el caso de entablar acciones judiciales puesto que en este caso el acreedor deberá probar el derecho que reclama, en este caso la deuda impagada.

Muy importante en este sentido es disponer del albaran firmado que acredite la entrega de las mercancías pues prueba la puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente. Su ausencia puede suponer la falta de éxito de una reclamación judicial.

3.- Agilidad y firmeza: Desde el momento en que vence el plazo de pago, si este no ha resultado fructífero hay que requerir inmediatamente al deudor, de forma amistosa inicialmente para extraer información sobre las causas y acordar según los casos un nuevo plazo si vemos que ello es posible, nuevo plazo que deberá documentarse por escrito con reconocimiento de deuda. Si se incumple ese nuevo plazo, si nos dan largas en la solución amistosa o si tenemos indicios de que no vamos a obtener dicho cobro en vía amistosa, lo mejor es rápidamente realizar un requerimiento por escrito del pago concediendo un plazo breve y advirtiendo que se acudirá a la vía judicial en caso de no atenderlo. Si la deuda es elevada lo aconsejable es realizar dicho requerimiento notarialmente.

Este requerimiento previo con advertencia de emprender acciones judiciales puede ser efectivo en sí mismo, y si no nos abre la posibilidad de reclamar las costas al deudor en caso de interponer demanda judicial. En todo caso cumplido el plazo del requerimiento debe pasarse a la vía judicial, pues si no quedaría comprometida nuestra credibilidad frente al deudor actual y los futuros.
Asimismo actuar con rapidez puede significar adelantarnos a otros acreedores, o poder embargar bienes que todavía estén libres.

4.- Utilizar y conocer las distintas formas y documentos de pago: Cada operación y cada cliente pueden aconsejar distintos tipos y formas de pago, en otros caso la propia actividad de la empresa implica una forma de pago más efectiva como el contado o la tarjeta, o los recibos bancarios domiciliados. No obstante no debemos perder de vista la posibilidad y en algunos casos la conveniencia de utilizar como medios de pago La letra, el cheque y el pagaré que vienen regulados por Ley 19/1985, de 16 de julio, Cambiaria y del Cheque. Estos instrumentos o documentos constituyen por sí solos prueba y acreditación suficiente de la deuda, permitiendo al acreedor interponer demanda en reclamación de deuda a través del procedimiento establecido en la Ley de Enjuiciamiento Civil para el Juicio Cambiario que a efectos prácticos implica que al presentar junto a la demanda el efecto cambiario impagado, el siguiente trámite es una resolución judicial en la que admitiendo a trámite la demanda, se acuerda también el requerimiento de pago y embargo de los bienes del ejecutado.

5.-Prescripción de las deudas: La agilidad es importante también porque si no actuamos con diligencia y rapidez puede ocurrir que la deuda prescriba y que por tanto perdamos nuestra posibilidad de reclamar contra el deudor.
Todas las obligaciones tienen un plazo de prescripción y conviene conocer los distintos plazos que pueden afectar a las empresas:

De forma genérica debemos distinguir entre operaciones en las que ambas partes son empresarios, en cuyo caso son operaciones mercantiles sujetas al código de comercio y operaciones entre empresario y consumidor final que quedarían sujetas en principio a la reglas código civil.

Las operaciones comerciales que no tengan establecido en el Código de Comercio un plazo específico de prescripción se regirán por las normas del código Civil. Entres las que tienen un plazo de prescripción propio destacamos:

-Deudas instrumentadas a través de pagares y letras de cambio………. 3 años

El plazo general de prescripción en el Código Civil son 15 años, salvo:

- Pago precio arrendamientos rústicos y urbanos y pagos que deban hacerse por años o en plazos más breves ………………………………………………………….. 5 años

- Pagos a abogados, jueces, peritos, notarios, registradores, farmacéuticos, profesores, agentes………………………………………………………………………….. 3 años

- Pagos por servicios de alojamiento y restauración ……………………………. 3 años



- Pago a comerciantes por los géneros vendidos a otros que no lo sean o que sean comerciantes de distinto tráfico……………………………………………….. 3 años

* Por ejemplo una compraventa de material informático entre dos empresas dedicas a la informática no se regiría por el plazo de prescripción de 3 años si no por el general de 15 años, y si el pago de dicha venta estuviera instrumentado en un pagaré y este resultara impagado la prescripción sería de 3 años.
Si la venta del material informático se realiza a una empresa de consultoría medioambiental por ejemplo el plazo de prescripción sería de 3 años.

El plazo de prescripción se cuenta en todo caso desde el día vencimiento deuda u obligación.


6.- Posibilidad de recuperar el IVA de los impagados: Cuando un empresario/a ha sufrido un impagado por un servicio prestado o una mercancía vendida, este ha procedido sin embargo al ingreso del IVA repercutido y debido por su cliente en Hacienda. Este IVA impagado puede recuperarse, existiendo dos procedimientos diferenciados según que el deudor este incurso en un procedimiento de quiebra o suspensión de pagos o no lo éste. En último caso que es el más común hay que entablar una reclamación judicial exigiendo el cobro de la deuda en el plazo máximo de 1 año desde el vencimiento de la deuda. REQUISITOS:
1º- Que el destinatario de la operación impagada sea un empresario o profesional.
2º- Que hayan transcurrido 1 año desde el devengo del impuesto repercutido sin que se haya cobrado todo o parte del crédito.
3º- Que esta circunstancia se encuentre reflejada en los libros registros del IVA.
4º- Que el cobro del crédito se haya reclamado judicialmente.
5º- Que se proceda emitir factura rectificativa de la cantidad impagada, remitiéndose al deudor y que se refleje dicha rectificación en las declaraciones trimestrales correspondientes. La factura deberá emitirse en el plazo máximo de los 3 meses siguientes al cumplimiento del año de impago de la deuda e incluirse en la declaración trimestral que corresponda. Una vez rectificada la factura en plazo, deberá comunicarse mediante escrito a Hacienda la intención de realizar la rectificación en la declaración trimestral correspondiente, disponiendo de 1 mes desde la emisión de la factura rectificativa para realizar dicha comunicación.
Si una vez ejercitada la acción judicial, sin que el acreedor desista de ella, el deudor paga total o parcialmente la deuda, incluyendo el IVA no hay que devolver este IVA cobrado a Hacienda ni descontarlo en las declaraciones.



• Cuando el destinatario de la operación es un consumidor final, es decir, no es un empresario o profesional desde el año 2004 puede recuperarse el IVA correspondiente a las facturas impagadas, corrigiéndose la base imponible respecto de las operaciones que resulten morosas y que tengan como destinatarios a consumidores finales, siempre que el importe de la misma sea superior a 300 " Todo ello debe poder acreditarse frente a Hacienda si somos requeridos u objeto de comprobación.

Asimismo deberá quedar todo bien registrado contablemente y documentalmente.
( Actualizado a 03/01/09 según Ley 4/2008, de 23 de Diciembre)

Fdo.: Mª Luisa de Miguel Corrales
Abogada. Asesora de Empresas
COUNCIL-CONSULTORES

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